Vous êtes plongé dans la proposition de
contrat que vient de vous envoyer l’un de vos plus importants partenaires. Les
termes sont techniques, la typographie minuscule mais vous vous accrochez pour
comprendre.
Jusqu’à ce que le téléphone de votre collègue d’en face, sonne.
En
un instant, votre concentration s’est évaporée et vous voilà happé par la
conversation.
Un rapport urgent à produire, une
présentation soporifique à assimiler, un texte hermétique à déchiffrer… Pour
mobiliser efficacement son attention, il faut respecter certaines règles.
Soigner ses conditions de travail
L’environnement de travail influe beaucoup
sur le niveau d’attention que vous portez à une tâche. Un bureau bruyant,
l’entrée d’une personne dans la pièce mais aussi un poste de travail envahi par
de multiples dossiers… tout cela peut venir altérer la focalisation de la
personne sur ce qu’elle a à faire.
La première des étapes est donc d’éliminer
un maximum de ces perturbations. Cela passe par l’élaboration de règles de vie
en commun clairement énoncées : les coups de fils personnels ou longs doivent
avoir lieu dans une pièce séparée, une salle de réunion par exemple.
Individuellement, vous pouvez imaginer un code couleur pour indiquer aux
personnes qui veulent vous parler quelle est votre disponibilité : vert, vous
pouvez être dérangé, rouge, c’est silence complet.
Diviser son attention : tout dépend des cas
Ne peut-on donc pas faire plusieurs choses à
la fois ? C’est un peu plus compliqué que cela comme l’explique la chercheuse :
“On a longtemps pensé que si l’on faisait deux choses en même temps, notre
efficacité était moindre sur au moins l’une des deux. Depuis peu, on reconnaît
que c’est possible si l’une des deux tâches a été automatisée. “
Ecrire un mail en écoutant de la musique est
ainsi envisageable, à condition qu’elle n’entraîne pas notre attention. Ce ne
sera par exemple pas le cas des chansons, dont on écoutera les paroles, ou des
musiques très rythmées, propices à la déconcentration. De même, la prise de
notes lorsqu’on écoute une personne parler n’est possible que si l’on a
automatisé l’écriture. En revanche, envoyer un mail tout en écoutant son chef,
sans détériorer au moins l’une des deux tâches, n’est pas possible.
Se préparer mentalement
Même enfermé dans un bureau parfaitement
insonorisé et éclairé, il peut se révéler difficile de se concentrer. En effet,
l’attention subit également l’influence de nos propres pensées. Un état
émotionnel négatif, déprime ou colère par exemple, sera nuisible. En d’autres
termes, ruminer empêche de se concentrer. A noter que des émotions positives
trop fortes peuvent être tout aussi pénalisantes. La solution ? Circonscrire
ses pensées dans le temps : on réfléchira au moyen de faire garder les enfants
ce week-end seulement à la pause de midi et si on se rappelle brusquement un
coup de fil à passer, on le notera sur un pense-bête. Le cerveau, rassuré,
pourra retourner à sa tâche principale.
Quelques
exercices
Pour améliorer sa concentration, il est
important de savoir mobiliser son attention rapidement. Lorsque vous vous
asseyez à votre bureau le matin, ne perdez pas dix minutes à regarder autour de
vous tout ce qui se passe. La mobilisation de l’attention peut se travailler
avec quelques exercices simples. Vous pouvez par exemple vous concentrer sur un
objet à proximité de vous et le fixer jusqu’à n’avoir conscience de rien
d’autre pendant deux ou trois minutes. Vous pouvez également vous entraîner à
compter à rebours à partir de 100, en compliquant l’exercice par certaines
consignes (par exemple, soustraire 1 à 100, puis 2 à 99 puis 3 à 97, puis 4 à
94, etc.). Il faut savoir faire ce type d’exercice y compris dans un
environnement bruyant.
L’importance
du physique
Enfin, il ne faut pas oublier l’importance
de l’état physique sur sa capacité de concentration. Fatigué, on a d’autant
plus de mal à soutenir son attention. Une alimentation équilibrée, ni trop
riche pour ne pas s’endormir, ni trop légère pour ne pas tomber en
hypoglycémie, est également à privilégier.
Bien organiser son rythme de travail
Améliorer sa concentration, c’est aussi
revoir sa manière de travailler. Les capacités cognitives d’une personne ne
sont en effet pas au maximum de leur efficacité tout le temps.
Segmenter sa tâche pour laisser son
attention respirer
Tout d’abord, il faut alterner les phases
d’intense concentration avec des phases de relâchement. On peut être attentif
pendant environ 45 minutes d’affilée. Lorsque l’on a une longue tâche à
réaliser, mieux vaut ainsi travailler une demi-heure, puis prendre quelques
minutes de repos, retravailler une demi-heure et ainsi de suite jusqu’à ce
qu’elle soit achevée. Cette phase de repos n’a pas besoin d’être longue, entre
1 et 5 minutes suffisent. C’est l’occasion de prendre un café, d’aller chercher
un document à l’imprimante ou de vérifier sa boîte mail. A noter que cette
dernière, importante source de déconcentration, doit demeurer fermée le reste
du temps.
Les
apports de la chronopsychologie
Ensuite, il faut programmer les tâches à
réaliser aux bonnes heures de la journée. “Les meilleurs moments pour mobiliser
son attention sont le matin de 10h à 12h et l’après-midi de 16h à 18h, explique
la chercheuse. Il faut en revanche éviter le début d’après-midi.” Organiser ses
réunions en fin de journée n’est donc pas une si mauvaise idée que cela si vous
souhaitez avoir toute l’attention de vos collaborateurs.
Quelques Exemples de cas où se concentrer
est difficile
Assister à une réunion soporifique
Vous écoutez la présentation de votre DAF,
mais il vous est vraiment difficile de rester concentré sur les tableaux de
chiffres et les graphiques qu’il vous présente. Pour mobiliser votre attention
malgré tout, quelques astuces existent.
L’idéal est de chercher à reformuler ce qui
est dit. On peut ainsi prendre des notes, si possible en ne transcrivant pas
mot à mot ce qui est dit mais en utilisant ses propres termes. Il est également
possible d’organiser ses idées sous forme de schémas simples, avec les
mots-clés et les liens de causalités entre eux. D’une manière générale, il faut
se poser un maximum de questions intérieurement : le raisonnement tenu par
l’intervenant tient-il la route ? Quels exemples ou contre-exemples pourrais-je
trouver dans mon quotidien ? Quelles conséquences ce que j’entends peut-il
avoir sur mon activité ? A chaque fois, un même principe : ne plus être passif.
Lire un texte hermétique
Les recettes précédentes s’appliquent
également dans le cas d’une lecture difficile, par son contenu ou sa forme. On
peut en ajouter quelques autres. Vous pouvez ainsi alterner les niveaux de
lecture : vous commencez par un survol des titres des chapitres ou des parties,
qui doivent être assimilés. Vous continuez par la lecture de l’introduction et
de la conclusion pour cerner la problématique du texte. Enfin, vous vous lancez
dans la lecture intégrale.
La question de la motivation peut aussi être
stratégique : puisqu'il est difficile de se concentrer sur ce qui ne nous
intéresse pas, il faut créer cette motivation artificiellement. Avant de vous
mettre à la tâche, remémorez-vous tout ce que la lecture de ce texte vous
permettra de faire : en savoir plus long que d’autres collègues, éviter une
erreur aux conséquences fâcheuses pour votre activité… Enfin, en dernier
ressort, vous pouvez prévoir de vous accorder une “récompense” pour avoir
accompli cette tâche difficile. Quant à la nature de cette récompense, c’est à
chacun ses goûts.
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